'Wordt er wel naar ons geluisterd?’ 

We zijn inmiddels alweer enkele maanden verder, nadat beide organisaties Florion en Greijdanus zijn gestart met het werken in Microsoft 365.  

In het project hebben we vooraf een aantal heroverwogen keuzes gemaakt die door Microsoft als best praktische werden aanbevolen voor de technische inrichting van MS365. Één daarvan was het gebruik en beschikbaar stellen van alleen de Outlook App op de telefoon voor het lezen van je e-mail en agenda.  Vanuit security en beveiligingsoogpunt een zeer goed onderbouwd verhaal en past binnen het securitybeleid van beide organisaties.  

'Mooi verhaal, maar ik kan sinds de overstap naar outlook, mijn agenda niet goed syncen met mijn thuis agenda, en nu moet ik in twee apps mijn afspraken zetten’. Ik hoor het je denken... De projectgroep heeft veel van dit soort signalen ontvangen en we hebben steeds gekeken wat is de impact van de implementatiekeuze voor de gebruikers en hoe verhoudt het aangedragen argument zicht ten opzichte van onze security uitgangspunten. Wanneer er over een bepaald onderdeel veel vragen binnenkwamen werd deze besproken binnen het project en gekeken wat alternatieven zijn en of we besluiten over de implementatie moeten herzien.  

Sinds eind mei hebben we naast outlook ook andere e-mail clients opengezet zodat je mail en agenda afspraken weer kunt lezen van iedere andere mail app.  Verder hebben we voor 2FA het inlog-window verruimd van 4 uur naar 8 uur, zodat je dagelijks als je buiten school werkt, slechts 1 keer per dag hoeft te autoriseren. 

We hebben ook een aantal meldingen gehad dat je geen externe gasten kon uitnodigen in een te plannen Teamsvergadering, rechtstreeks vanuit je Outlook-agenda. Dit bleek een fout te zijn in de eerste opzet van onze configuratie. Dit is inmiddels hersteld.   

Planning
De planning die in het project is gecommuniceerd zal iets worden aangepast. Dit heeft maken dat fase 2 uitloopt als het gaat om het trainen van medewerkers en de verdiepingsslag hoe ga je nu werken met MS365 in je team. 

Het dichtzetten van de M-Schijf waar de gezamenlijke bestanden staan zou per 1 oktober dicht worden gezet zodat je alleen nog kun raadplegen. Deze deadline is nu opgeschoven tot de kerstvakantie. Hiermee geven we tijd aan ieder team om na te denken waar je straks de bestanden gaat neerzetten. 

Dit betekent ook dat we VDI na de zomer ook nog niet uit gaan zetten, omdat VDI de toegang faciliteert om bij je bestanden te kunnen komen. Maar VDI is een verouderd systeem dus we kijken wel naar mogelijkheden of functionaliteiten af te schakelen om de noodzakelijke functies op een acceptabel nivo te kunnen blijven aanbieden. 

Het verzenden vanuit Groupwise en het bestanden kunnen opslaan op je L-Schijf zal wél na de zomervakantie worden dichtgezet. Je kan na de zomer dus nog wel je persoonlijke bestanden kopieren naar Onedrive, als je dat nog niet hebt gedaan, maar je kan er geen bestanden meer in opslaan, dit zal je dan in OneDrive moeten doen. 

Resumé 
- Agenda en mail kun je nu op elke smartphone-app gebruiken. Klik hier voor een handleiding hoe je dat in moet stellen. 

- Inloggen met 2FA hoeft maar eens in de 8 uur. 

- M-Schijf blijft tot eind 2022 volledig beschikbaar 

- VDI blijft tot eind 2022 beschikbaar 

- Mail en L:-schijf gaan ‘op slot’ in de zomer en zijn dan alleen nog te raadplegen.