Proces status

Als projectgroep hebben we een periode achter de rug waarin we veel geïnventariseerd hebben. Dit deden we bijvoorbeeld in de gebruikersgroepen waarover we in de vorige nieuwsbrief al iets schreven. We hebben zo veel verschillende mensen uit de organisaties Florion en Greijdanus gesproken, om zo boven tafel te krijgen waar behoefte aan is en wat er binnen het nieuwe systeem wenselijk is. Want alle mensen met vele diverse functies moeten straks met Ms365 kunnen werken.

Deze inventarisatie zijn we op dit moment aan het vertalen naar drie plannen:

• Blauwdruk
• Trainingsplan
• Testplan

De bovenstaande plannen geven een goed beeld van de opzet van implementatie. Hieronder een korte beschrijving per plan.

Blauwdruk
Zoveel mensen, zoveel wensen. Dit vraag keuzes die er gemaakt moeten worden. De blauwdruk geeft kort en overzichtelijk weer welke keuzes we hebben gemaakt. Niet alleen met betrekking tot het technische gedeelte achter het systeem (Backup, beveiliging van het sysyteem etc.), maar ook op welke manier we het systeem gaan inrichten (Programma's, structuur, wat mag wie? Etc.). Dit geeft handvatten voor de toekomst en geeft je als gebruiker straks een duidelijk beeld in de keuzes die gemaakt zijn.

Trainingsplan
Bij een project als dit zal ook een training moeten plaatsvinden voor de eindgebruiker. Oftewel: jijzelf. Als je al wat bekend bent binnen het systeem van Ms365 red je jezelf misschien wel. Maar ook de gebruiker die er nog niks van weet zal er goed mee moeten kunnen werken. Vandaar dat we een trainingsplan schrijven met hierin aandacht voor de knoppen, maar ook aandacht voor het gedachtegoed: delen is het nieuwe mailen!

Testplan
We kunnen het allemaal leuk hebben bedacht op papier (binnen de Blauwdruk), maar werkt het ook zoals we voor ogen hadden? Dit zijn vragen die binnen ons testplan een plek hebben gekregen. Een doorsnede van de organisatie zal worden benaderd om te testen, dit zodat er gekeken kan worden of het naar wens is. Eerst zullen we hier de gebruikersgroepen voor benaderen, deze hebben immers de input gegeven vanuit hun vakgebied en de wensen/eisen die ze hebben gesteld aan het nieuwe systeem.

Vervolg
Bovenstaande plannen worden nu afgerond. Daarnaast zullen we met een tijdspad komen om ook een datum vast te stellen waarop we overgaan. Dit zal als voorstel voorgelegd worden aan het bestuur van Florion en Greijdanus. Deze moeten de plannen goedkeuren en daarbij ook het tijdspad wat daaruit rolt. 

Wanneer hopen we dan over te gaan naar de nieuwe manier van werken?

Nogmaals, dit moet worden vastgesteld door de besturen. Maar onze richting zal zijn: 2e kwartaal van 2022. Betekent dit dat het oude systeem niet meer beschikbaar is? Nee, VDI is gewoon nog beschikbaar, zie hiervoor ook het artikel daarover in deze nieuwsbrief. Email zal straks wel via een nieuwe omgeving werken! Maar hierover later meer.

Bedankt voor je aandacht, we kijken uit naar het nieuwe jaar!