Veelgestelde vragen (1)

Een nieuwe manier van werken brengt natuurlijk ook veel vragen met zich mee. In deze terugkerende rubriek behandelen we de belangrijkste vragen. Heb je zelf een vraag voor deze rubriek, mail dan naar Ms365@goon.nl.

Intro:

Nu we ‘over’ zijn op mailen vanuit MS365 richt de aandacht zich op de finesses van de mailomgeving. Er zijn een viertal zaken waar we je aandacht voor vragen, omdat we er veel vragen over krijgen of omdat er iets wijzigt ten opzichte van de huidige situatie.

Mail verzenden namens een gedeelde mailbox

 Er is een wijziging doorgevoerd rondom de verzonden items van een gedeelde mailbox.  
Maak jij of jouw afdeling gebruik van een gedeelde mailbox? Dan is het mogelijk om vanuit jouw postvak mail te verzenden ‘als’ deze gedeelde mailbox.  
Bijvoorbeeld: je werkt bij de personeelsadministratie en jouw afdeling heeft de gedeelde mailbox personeelsadministratie@goon.nl In dit voorbeeld mag jij mail verzenden namens dit mailadres. 
Mail je nu vanuit jouw mailbox met behulp van de knop ‘Van’ als het personeelsadministratie@goon.nl , dan komt de verzonden mail in de verzonden items van de personeelsadministratie terecht. 
Je collega's kunnen in de verzonden items van deze mailbox ook de mail teruglezen die jij, vanuit jouw mailbox, als personeelsadministratie hebt verzonden. 
 
Er kan ingesteld worden dat de verzonden items die jij vanuit jouw mailbox stuurt namens het gedeelde mailadres alleen in jouw verzonden items terechtkomen. Ze zijn dan niet zichtbaar voor je collega's. Wil je dit? Dien dan via je leidinggevende een wijzigingsverzoek in bij de Servicedesk.

 Quota op mailbox, OneDrive en Teams

De data die in MS365 staat wordt deels geback-upt. Daar zitten kosten aan verbonden. Om die kosten beheersbaar te houden is er een quotum ingesteld op de grootte van je mailbox, je OneDrive en de opslagruimte van een Team. 
Deze quota zijn als volgt:

Mail: 5GB per persoon (was binnen GroupWise 1GB) 
OneDrive: 5GB per persoon (was binnen VDI 1GB voor je L-schijf en 1GB voor je documentenbibliotheek) 
Teams: 50GB per team

Wanneer deze quota niet toereikend blijken te zijn kan je via je leidinggevende met opgave van redenen een verzoek tot wijziging van de quota indienen bij de Servicedesk.

Beperking werken vanaf een niet beheerde werkplek

Misschien heb je er al gebruik van gemaakt: je kunt een document openen in de web versie van Office en tijdens het werken omschakelen naar de complete Office suite, mits je die tenminste op je apparaat geïnstalleerd hebt staan. Eventuele wijzigingen die je aanbrengt worden weer teruggeschreven naar de je online bestand. Handig, maar...

Om te zorgen dat je wijzigingen direct worden weggeschreven naar de online omgeving moet het apparaat waar jij op werkt toegang hebben tot MS365 en daar ook in mogen schrijven. Logisch, anders kun je geen wijzigingen opslaan. 
Dit brengt echter ook een risico met zich mee: Wie het nieuws over ransomware, hacks etc. enigszins gevolgd heeft weet dat het niet wenselijk is om onveilige apparaten toegang te geven tot de veilige werkomgeving.

Daarom is besloten om deze handige mogelijkheid te beperken tot apparaten die in beheer zijn bij GO|ON ICT en daar ook gemarkeerd zijn als veilig. Door de bank genomen houdt dit in dat je werkplek op school wel als veilig wordt beschouwd, maar je thuiswerkplek niet.

Wil je wel thuis gebruik maken van de volledige Office suite en je document daarna opslaan in MS365? Dat kan. We hebben een filmpje gemaakt waarin uitgelegd wordt hoe je dat aanpakt.

Third-party apps gebruiken voor mail en agenda

Er komen relatief veel vragen binnen over het gebruik van mail en agenda op een mobiele telefoon of tablet. Er is ingesteld dat je mail en agenda alleen mag binnenhalen via de Outlook app.  
Je kunt je mail en agenda dus niet meer binnenhalen met andere apps, zoals de standaard mail app op je telefoon. 
De reden hiervoor is eenvoudig: AVG en beveiliging van gevoelige informatie. Maak je gebruik van de Outlook app, dan wordt er op jouw telefoon een stukje opslag afgeschermd. In dat afgeschermde deel staat jouw mail en je agenda items. Raak je de telefoon kwijt, dan kan dat specifieke stukje opslag gewist worden. Zou je een andere app gebruiken, dan kan de data niet verwijderd worden.  
Een alternatief zou zijn dat jouw telefoon in beheer komt bij GO|ON ICT. Aangezien de meeste collega's gebruik maken van een privé telefoon is dat geen wenselijke situatie. 
Wil je dus op jouw telefoon je werk mail en agenda binnenhalen, dan ben je aangewezen op het gebruik van de Outlook app.

Omdat er veel vraag naar is hebben we voorrang gegeven aan een onderzoek naar de mogelijkheden en eventuele consequenties van het openstellen. We hopen daar snel uitsluitsel over te kunnen geven.

 Wat betekent de overgang naar Ms 365 voor mijn werk?
De overgang naar Microsoft-365 heeft vooral betrekking tot de communicatie en de samenwerking tussen medewerkers onderling en eventuele externe contacten die er zijn. De communicatie en samenwerking tussen medewerker en leerling/student blijft zoals het is. Programma’s zoals ParnasSys, Cloudwise, Som-to-Day en Learn-Beat blijven bestaan.
Concreet betekent dit dat je inlogt via de internetbrowser op Ms Office 365 en vandaar uit direct kan navigeren naar de juiste programma’s die je wil gaan gebruiken.

Wat gebeurt er straks met mijn mailbox?
Wanneer de nieuwe mailomgeving actief is, dan begint iedereen in principe met een lege mailbox. De Groupwise-mail wordt niet overgezet naar de nieuwe mailomgeving. Deze blijft minstens een jaar beschikbaar voor het raadplegen van je mail.

Wat gebeurt er met mijn eigen bestanden?
De documenten die staan onder ‘Mijn documenten’ op de server worden niet overgezet naar jouw ‘One-drive’. Deze bestanden zal je zelf moeten overzetten. Voor dit overzetten komt een handleiding, waarin je dit stap voor stap wordt uitgelegd. Deze situatie is voor jou misschien een mooi moment om je eigen bestanden alvast op te schonen. Doe je dit voor het overzetten van je eigen bestanden dan kun je met een schone start beginnen.
Ook voor het overzetten van je eigen bestanden heb je ruimschoots de tijd.

Wat gebeurt er met de gedeelde mappen die op de server staan?
Wanneer je rechten hebt tot gedeelde mappen, zullen deze beschikbaar blijven in de nieuwe omgeving. GOON-ICT zal de bestanden overzetten naar de nieuwe omgeving (Teams).